Умейте говорить по телефону

Множество людей (среди них встречаются секретари, торговые и рекламные менеджеры, кадровые специалисты, руководители и даже диспетчеры на домашнем телефоне) не умеют вести деловой разговор. А для тех, кто ищет работу, такое неумение просто убийственно. Ведь от результата телефонных переговоров зависит, получите вы приглашение на собеседование, чтобы заявить о себе как о самом подходящем кандидате на должность, или после короткого прощания отправитесь искать новый номер телефона, а вместе с ним и новый шанс.

 

 

Чтобы попусту не тратить время и не терять шансы один за другим, прежде чем браться за телефонную трубку, ответьте себе на элементарный вопрос: зачем вы звоните?

 

Некоторые считают, что главная цель телефонного звонка - опередить конкурентов, таких же, как они, соискателей: ?Если я позвоню первым, меня запомнят. При этом совершенно упускается из виду, что важно не только быть первым, но и произвести хорошее впечатление. Другие звонят, чтобы подробнее узнать о зарплате, рабочем месте, режиме работы, и начинают разговор так: Я вот тут хочу спросить...

 

Сразу предупреждаем, что скорее всего спрашивать будете не вы - спрашивать будут вас и от ваших ответов зависит, сообщат ли вам интересующую вас информацию или со словами: Извините, вы нам не подходите, - повесят трубку. Иногда работодатель предлагает заполнить анкету по телефону, и разговор проходит в очень быстром и жёстком темпе, так что времени на обдумывание ответов практически не остаётся. Буквально с первых слов телефонного разговора работодатель или специалист кадрового агентства должен понять, что вы подходите для этой работы и соответствуете всем предъявляемым требованиям.

 

Чтобы лучше сориентироваться в проблемах вашего телефонного собеседования, попробуем представить, как оно будет проходить.

 

Планируйте свой звонок работодателю заранее. Можно взять чистый лист бумаги и попробовать предположить, какие вопросы будут заданы в первые минуты разговора. Практика показывает, что чаще всего спрашивают об опыте работы, образовании, профессиональных навыках, возрасте, семейном положении и т.п. Все эти вопросы вы так или иначе уже осветили в своем резюме и, возможно, даже отправили его по факсу работодателю. Но начинать телефонный разговор с предложения собеседнику поискать ваше резюме в ворохе бумаг на собственном столе всё-таки не стоит. Во-первых, это просто невежливо. Во-вторых, возможно, работодатель хочет услышать ваш рассказ о себе из первых уст. Чтобы говорить кратко, связно и по делу, внимательно прочитайте объявление в газете и постарайтесь понять, что же от вас требуется.

 

Каким образом ваш профессиональный опыт и деловые качества соотносятся с требованиями к указанной вакантной должности? Возможно, честный ответ на последний вопрос заставит отказаться от телефонного звонка и таким образом избавит вас от разочарований, а кадрового специалиста на другом конце провода - от пустой траты времени и сил. Ещё раз внимательно изучите свое резюме. Не исключено, что оно потребует доработки под заявленную вакансию. Подумайте, какие позиции стоит выдвинуть на первый план, а о каких лучше умолчать в данном конкретном случае.

 

Всю информацию вам предстоит уложить в 3-4, максимум в 5-7 минут. Именно такое время отводится на деловой телефонный разговор во всем цивилизованном мире. И учтите, что полминуты уйдет на представление и ещё полминуты на прощание, так что постарайтесь не перегружать собеседника информацией.

 

А теперь по порядку, следуя разделам резюме.

 

1. Ваш возраст. Не стоит называть дату и год рождения, чтобы ваш собеседник на другом конце провода вычислял, сколько же вам лет на самом деле. Сообщите полное число лет.

 

2. Место жительства. Следует отметить, что вы живёте недалеко от желаемого места работы - это всегда зачитывается в плюс.

 

3. Телефон. Заранее определите, каким образом работодатель может связаться с вами и в какое время удобнее это сделать. Отсутствие домашнего телефона создаёт определённые проблемы не только во время поиска работы, но и в процессе самой работы, если вам, конечно, удастся ее найти. Ваши колебания, давать или не давать служебный телефон в качестве контактного, говорят не в вашу пользу, хотя, казалось бы, ситуация вполне понятная: вы не хотите информировать коллег и руководство, что ищете новую работу и собираетесь расстаться с ними. Если у вас нет домашнего телефона, постарайтесь договориться с телефонизированными друзьями, родственниками или соседями, чтобы они принимали информацию для вас. В дальнейшем вам придется позаботиться о приобретении пейджера или сотового телефона, о чём вы можете сообщить работодателю во время личного собеседования. Не мешает подчеркнуть, что вы собираетесь это сделать за собственный счёт, а не за счёт фирмы.

 

4. Опыт работы. Не пересказывайте свою трудовую книжку во всех подробностях. Ограничьтесь наименованием 2-3 должностей, имеющих прямое или косвенное отношение к заявленной вакансии, и общим стажем работы в этих должностях. Подробно остановитесь на своих обязанностях и профессиональных навыках. Рассказывая о своём профессиональном опыте, имейте в виду, что обычно по телефону спрашивают не об опыте работы вообще, а об опыте работы по указанной в объявлении должности.

 

5. Ваше образование. Загляните в свой диплом или аттестат. В соответствии с утвержденной Госкомстатом Личной карточкой (форма Т-2), которая заполняется на всех сотрудников, принимаемых на работу по трудовому договору, образование бывает полное среднее (11 классов средней школы), начальное профессиональное (профессионально-техническое училище), среднее профессиональное (техникум), высшее (институт). Современные колледжи могут давать начальное или среднее профессиональное образование. Студентам коммерческих вузов нужно заранее поинтересоваться, есть ли у учебного заведения аккредитация. На вопрос об образовании следует сообщить название учебного заведения, год его окончания (или курс, на котором вы учитесь в настоящее время), специальность по диплому (или факультет). Не стоит уточнять тему диплома или направление, достаточно сказать, что вы по специальности инженер-технолог или бухгалтер-экономист.

 

6. Ваши профессиональные навыки и умения. Перечисляются в порядке важности для будущей работы или в порядке, указанном в объявлении. Не утомляйте собеседника перечислением всего, что вы, в принципе, знаете и умеете. Если вы пропустите что-то важное, вас об этом обязательно спросят. Употребляйте конкретные формулировки знаю, умею, владею и избегайте неопределенностей: я изучала, мы проходили в институте, прослушала курс... Ведь в этом случае вас можно понять и так: изучали, но так до конца и не изучили; проходили, но мимо; прослушали, т.е. слушали, но не услышали. Если вы считаете, что ваших навыков недостаточно или они слишком поверхностны, лучше сообщить, что вы владеете основами, например, бухучёта.

 

Итак, вы в состоянии сообщить простую информацию о себе. Пора обсудить самые трудные вопросы.

 

1. Возраст. Если ваш возраст выходит за рамки, традиционно принятые для этой профессии, не стоит отчаиваться. В первую очередь вопрос о возрасте задают только начинающим специалистам, да и то в опредёленной сфере деятельности. Если у вас хорошее образование, солидный опыт работы, обширный круг деловых связей, вопрос о возрасте не должен возникать. Для руководителей различного уровня, профессиональных бухгалтеров, преподавателей, диспетчеров на домашнем телефоне возрастной ценз не столь жесток, как, почему-то, например, для секретарей. Для некоторых специалистов в определённой сфере деятельности (вакансия начальника отдела кадров в строительной компании) среди профессиональных требований заявляется солидный профессиональный и жизненный опыт (приобретается, между прочим, с годами) и возраст - не моложе 30 лет.

 

Вопрос о возрасте становится проблемой не только для тех, кому за 30, но и для тех, кто не достиг 18 лет. В соответствии с КЗоТ Российской Федерации они имеют массу льгот, в том числе сокращённый рабочий день. В современной ситуации работодателю такие работники просто невыгодны. Уйти от вопроса о возрасте очень сложно, но вы можете во время телефонного разговора или личного собеседования не акцентировать на нём внимание работодателя. Возьмите инициативу в свои руки и начните с опыта работы, образования, профессиональных навыков и качеств - с самой эффектной, на ваш взгляд, позиции собственного резюме. Вопрос о возрасте возникнет в самом конце разговора, когда решение о личном собеседовании уже почти принято, или не возникнет вообще.

 

2. Семейное положение, наличие маленьких детей. Если у вас маленький ребёнок, постарайтесь сразу же подчеркнуть, что ваши домашние и личные проблемы не будут сказываться на выполнении вами должностных обя занностей. Сообщите, что с малышом сидит ваша мама, у него есть няня или ребенок ходит в детский сад, самостоятельный, редко болеет и т.д. В наше сложное время женщине приходится выбирать между полноценным воспитанием детей и решением материальных проблем семьи. Чаще всего жизненные обстоятельства вынуждают выбрать второе, и вам придётся приложить немало усилий, чтобы сдержать свое обещание, но если работодатель выдвигает требование ?отсутствия личных и семейных проблем, другого выхода у вас нет.

 

Помимо сложных, но понятных и объяснимых с точки зрения житейской логики вопросов существуют еще и странные вопросы. К счастью они встречаются редко.

 

1. Где вы живёте? Этот вопрос может быть связан не только с дисциплиной труда (не будете ли вы опаздывать из-за задержек транспорта) или эффективностью вашей работы (не слишком ли вы устаёте, добираясь до рабочего места?), но и, как это ни странно, с уровнем вашего интеллекта. Жителей рабочих районов мы не берём, у них низкий уровень интеллекта, - такой вывод можно услышать в завершение телефонного разговора о работе. Если работа стоит того, чтобы менять квартиру (с доплатой, между прочим) - меняйте, если есть любая возможность.

 

2. Кем работают ваши родители? Этот вопрос задается молодым людям. Интерес к вашим родственникам не только связан с проверкой службы безопасности на наличие криминальных и других сомнительных связей, но имеет и другой, более практический смысл - например, чем ваши родственники могут быть полезны фирме-работодателю? Иногда от ваших родственников требуются солидные связи в определённой сфере бизнеса, в средствах массовой информации, на радио и телевидении. Вполне естественно, если работодатель интересуется профессиональными связями рекламных менеджеров или менеджеров по реализации. Клиентская база нарабатывается годами, и специалист такого профиля, не имеющий собственной базы, прочных деловых и личных связей с клиентами и партнерами, не может считаться профессионалом высокого класса.

 

3. А как вы выглядите? Вы красивы? Эти вопросы задают обычно женщинам, и многие из них, усмотрев в них некую двусмысленность и предложение интима, прощаются и кладут трубку. На самом деле привлекательная внешность является одним из профессиональных качеств не только жриц любви и фотомоделей. Привлекательная внешность, личное обаяние, шарм обязательны практически во всех профессиях, связанных с общением. Работники гостиничного, ресторанного бизнеса, сферы косметических и оздоровительных услуг, секретари, менеджеры торговых залов, преподаватели (всех и не перечислишь) должны хорошо выглядеть.

 

Как же все-таки отвечать на этот вопрос? Опишите свою внешность: укажите рост (высокий, средний, выше среднего; можно в сантиметрах), особенности телосложения (стройная, статная - для женщин; худощавый, солидный, спортивного телосложения - для мужчин), цвет и длину волос (мужчины указывают характер стрижки), цвет глаз. Можно добавить умение обаятельно улыбаться, коммуникабельность, уравновешенность характера, сославшись на точку зрения окружающих людей. Можно заметить, что вы увлекаетесь спортом, бальными танцами (умение двигаться, хорошая осанка). Тем, кто не вышел ростом или не удовлетворён своей внешностью, особенно расстраиваться по этому поводу не стоит. Вы ведь не ставите своей целью блистать на подиумах Парижа во время Недели высокой моды? Кто скорее в современной ситуации найдет работу секретаря - девушка, не имеющая ничего, кроме европейской внешности, или специалист, ничем не примечательный внешне, но блестяще знающий компьютер, делопроизводство и пару иностранных языков - на эту тему можно ещё поспорить. Есть области деятельности, где привлекательная внешность не является обязательным условием, а ещё есть люди, обладающие совершенно обычной внешностью и редким личным обаянием.

 

Так что помните: по одёжке только встречают, а провожают по совершенно другим признакам. Надеемся, что вам будет предоставлена возможность в полной мере продемонстрировать эти признаки в телефонном разговоре.

 

 

http://www.iwoman.ru