Тайм-менеджмент - управление временем

Нехватка времени… Одна из глобальных проблем современного общества. Мы постоянно куда-то бежим, спешим, торопимся, все время чем-то заняты и все-таки не успеваем выполнить все, что задумали... Порой кажется, что 24 часов в сутках нам явно маловато. И вечером при подведении итогов прошедшего дня обнаруживается, что на одно дело у нас не хватило времени, на другое – сил, а о третьем мы в спешке просто забыли…

 

Казалось бы, зачем расстраиваться? Не успели сегодня – можно сделать намеченное завтра. Или послезавтра. Но, во-первых, дела бывают очень срочные и важные. Во-вторых, если их не делать вовремя, они накапливаются, вследствие чего нередко появляются различные сложности. В-третьих, из-за задуманных, но не реализованных планов может снижаться самооценка, уверенность в себе. А это, в свою очередь, неблагоприятно влияет как на самочувствие, так и на производительность труда. Поэтому успевать выполнять запланированное очень важно не только для профессиональной самореализации, но и для ощущения собственной состоятельности, значимости.

 

Залогом «успевания», конечно же, выступают самоорганизация, дисциплинированность, планирование и ответственность. А еще честность по отношению к себе и умение общаться с людьми. Почему так? Сейчас выясним.

 

Для того, чтобы не попадать в ситуацию цейтнота, необходимо четко представлять, что именно, когда и за какой срок нужно сделать. Оптимальный способ – составлять ежедневное расписание необходимых заданий на неделю вперед. Планируя, стоит отделять срочные и важные дела от важных, но несрочных. С первой группой все, вроде бы, ясно: это то, что нужно сделать обязательно и как можно быстрее. А вот важные, но несрочные - это, как правило, большинство наших повседневных дел. Их выполнение в принципе необходимо, но может подождать. И если мы эти задания постоянно откладываем «на потом», они спустя время переходят в категорию срочных и важных. Именно нагромождение не выполненных вовремя важных несрочных дел и создает ситуацию хаоса, суеты и спешки. К примеру, деловая встреча запланирована на четверг. Подготовиться к данному мероприятию можно и в понедельник, и во вторник. Но если отложить это на самый последний момент, то есть риск, что собираться придется второпях по причине внезапно появившихся срочных и важных дел или банальной забывчивости.

 

Также необходимо четко представлять, каким должен быть желаемый результат и что необходимо сделать для его получения. Продумывание всех этапов той или иной деятельности поможет свести к минимуму возможные препятствия, осложняющие и замедляющие достижение поставленной цели. К примеру, на мытье полов в комнате, заставленной различными предметами обихода, уйдет значительное количество времени, чем на уборку в помещении, предварительно освобожденном от всех мешающих предметов. Ведь от протирания полов придется постоянно отвлекаться на перекладывание и перестановку каких-то вещей. Кроме того, постоянное переключение от одного действия к другому для многих людей само по себе является утомительным. А усталый человек, как известно, не очень эффективный работник.

Кроме того, необходимо понимать, для кого нужно выполнение того или иного задания. Чья это цель на самом деле: наша или другого человека? Кому принесет пользу ее достижение? Многим людям трудно отказывать кому-то в просьбе, но есть ситуации, требующие именно такого поведения. Конечно, в ряде случаев невозможно сказать «нет». Вместе с тем, стоит помнить, что когда мы осуществляем чужие планы, наши дела «простаивают», даже если мы на это соглашаемся сознательно, четко понимая, что и для кого делаем. Помимо этого, выполнение чужой работы вместо реализации собственных задумок негативно влияет на самооценку, осознание собственной значимости и ощущение своей профессиональной состоятельности.

Таким образом, для того, чтобы все успевать, желательно, по возможности, заниматься делами из категории «важные», то есть теми, выполнение которых необходимо лично нам. Дела из категории «неважные» нужны другим. Они могут быть как несрочными (например, помощь коллеге), так и срочными (распоряжение руководителя). Как поступать с ними – каждый вправе решать сам. Но при этом стоит учитывать, что они «съедают» время, которое мы могли бы потратить на выполнение дел, важных именно для нас.

Справедливости ради нужно упомянуть и о «неважных» делах. Сколько времени у нас уходит на задушевные беседы с подружками, многочисленные чаепития, прогулки по магазинам, чтение новостей, просмотры журналов и т.д.? А всегда ли эта трата времени оправданна? Если «провести ревизию» таких занятий, то, глядишь, и высвободится пару часиков свободного времени, которые можно израсходовать с пользой.

Что ж, с делами разобрались, рассортировав их по степени важности и срочности, алгоритм выполнения заданий продумали, желаемый результат вполне себе представляем. Теперь осталось составить план на день и можно считать себя успешным человеком. Здесь тоже есть несколько «подводных камешков». Зачастую, твердо решив, что отныне мы будем жить в строгом соответствии с расписанием, мы заносим в распорядок дня только «принятые к выполнению» задания. И забываем, что в обычном рабочем дне обычного человека есть также телефонные звонки, перерывы «на чашечку кофе», перекуры, непредвиденные поручения, спонтанные (в том числе и важные) разговоры с коллегами, наконец, вызовы к начальнику. И на это тоже уходит время. Поэтому лучше быть честными по отношению к себе. Составляя план на день, стоит реально оценивать свои ресурсы.

Также для того, чтобы успевать выполнить задуманное, нужно обязательно давать себе возможность отдыхать и восстанавливать силы. Ведь у каждого человека есть свой запас прочности, свой предел. Перенапряжение чревато психическим и физическим истощением, депрессией, нервными срывами, предупреждает психолог. Из таких состояний нелегко выходить, поэтому лучше в них не попадать. Разумное распределение нагрузки в соответствии не только с планами, но и с возможностями, полноценный, качественный отдых для восстановления сил – вот факторы, которые помогают не выбиваться из рабочего графика, успевать выполнять все, что задумали и так, как задумали.

А за своевременную реализацию намеченных дел неплохо награждать себя чем-то приятным. Различные бонусы и поощрения повышают настроение, поднимают самооценку, мотивируют на достижение поставленных целей. Но здесь также важна последовательность и самоорганизация. Если после выполнения какого-то задания была обещана шоколадка – придется, во-первых, потерпеть, а, во-вторых, постараться уложиться в указанные сроки.

Да, оказывается, умение управлять своим временем – это, по сути говоря, умение управлять собой. В том числе своими желаниями и даже страхами. Эта задача не из легких. Но, как известно, «желающего судьба ведет, а нежелающего тащит». И если мы хотим достигать задуманного, то должны научиться рационально использовать свое время.

 

Инф.resnichka.ru