Если в прошлом столетии и в нулевых годах нового офис воспринимался как неотъемлемая часть ведения бизнеса, то сегодня, во воторм десятилетии XXI века, это перестает быть таковым. Вся работа, которая осуществляется сегодня, переходит в виртуальное пространство, и предприниматели понимают, что рациональным решением станет перевод всех сотрудников на работу в виртуальный офис.

Виртуальный офис не следует понимать как работа на дому — эти два понятия совершенно разные. Последнее становится лишь первоначальным этапом на пути становления собственного дела, а первый уже означает полноценный подъем и становится неотъемлемой частью развитого бизнеса.

Представить развитие собственного дела, создание юридического лица без юридического и почтового адресов, а также других атрибутов, невозможно. Именно с этой целью и следует воспользоваться такой услугой, как аренда офиса. Но офиса не обычного, а виртуального.

Арендовать виртуальный офис не так просто, как кажется на первый взгляд. Дело в том, что этот бизнес (а он тоже приносит деньги для арендаторов) на данный момент не регламентируется законодательством и только начинает появляться в Украине. Внимательно изучите основные советы по аренде виртуального офиса, чтобы понимать, какие действия следует совершать, а какие ошибки — не допускать.

Кому виртуальный офис действительно необходим?

Большинство компаний продолжают арендовать офис для работы в столице и в других городах, где имеются филиалы компании. И это разумное решение, ведь крупный бизнес необходимо вести с реальными людьми и реальной связью.

Виртуальный офис подходит для представителей следующих профессий:

• журналисты и копирайтеры;
• дизайнеры и фотографы;
• страховые агенты и юристы;
• торговые представители и менеджеры по продажам в регионах;
• программисты и специалисты в сфере IT.

Оцените перспективы своего бизнеса

Еще одна категория людей, которые могут столкнуться с необходимостью аренды виртуального офиса, - это те предприниматели, которые задумываются о расширении компании. Например, они успешно ведут дела в Киеве и решают открыть офис во Львове или в Харькове. Однако нет никакого доказательства, что все получится в этих или других регионах.

Оцените работу сотрудников

Разумеется, любой арендатор виртуального офиса сохраняет свой штат сотрудников, который уже был сформирован и который выполняет свои обязанности на расстоянии. Даже если он есть, тоь без секретарей и операторов, которые будут работать в филиалах компании или в главном офисе, не обойтись. И важно быть уверенным в том, что они действительно выполняют свою работу и делают это качественно.

Знание языков

Любая компания стремится к развитию и выходу на международный рынок. Но без знания языков этого выхода не получится. Обращайте внимание на то, знают ли сотрудники облачного офиса иностранные языки и насколько хорошо они это делают.

Умение работать в команде

Сотрудники облачного офиса являются всего лишь сотрудниками по найму. Они не заинтересованы в развитии вашего бизнеса, а вам требуется от них именно слаженность и нацеленность на результат. Получить это непросто, поэтому так или иначе вести какие-то разговоры с ними придется.

Компетентность

Оценить компетентность сотрудников офиса не получится без всего того же присутствия в офисе. Поэтому будьте готовы к тому, что какое-то время вы будете вынуждены вести обычную офисную жизнь. Также важно ознакомиться с отзывами и рекомендациями. Так как виртуальный офис — это пространство в сети и для людей, которые проводят много времени в сети, перед звонком арендодателю прочтите отзывы и рекомендации. Не лишним будет оценка телекоммуникаций. Без интернета и телефонии работа вряд ли получится и сложится, поэтому важно знать, кто является провайдером и насколько он надежен.

Почему важно местоположение?

Казалось бы, виртуальный офис Киев — это всего лишь помещение, в которое будет поступать корреспонденция, и в котором будут отвечать на телефонные звонки. Но следует обратить на местоположение по двум причинам:

1) расположение в центре города гарантирует стабильный интернет и качественную связь;
2) ваши партнеры будут обращать внимание на почтовый и юридический адрес, которые должны звучать статусно и престижно.

Не бойтесь начинать

Разумеется, виртуальный офис — явление, о котором знают немногие. Оно новое, необычное и непривычное, но, так или иначе, к работе в рамках этой новой структуры, которая только набирает славу и популярность, необходимо приспособиться.

Какое-то время вы будете вынуждены работать в привычных рамках обычного офиса, каждый день приезжая и налаживая работу в виртуальном офисе, мотивируя сотрудников и улучшая показатели работы.

Когда эта работа принесет первые результаты и первую прибыль, вы сможете перейти на виртуальную работу.